SOLUTIONS
Zeendoc est une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) conçue pour les petites et moyennes entreprises (PME), basée sur la technologie SaaS (Software as a Service). Cette solution offre des fonctionnalités intuitives pour le dépôt, la recherche, le partage, et la gestion simplifiée des documents. En outre, Zeendoc permet la dématérialisation des documents, l’archivage des dossiers et l’automatisation des processus, répondant ainsi efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans les entreprises.
W3COM vous propose un déploiement de Zeendoc totalement adapté à votre organisation et connecté à vos différents logiciels existants.
Le déploiement d’un projet Zeendoc se déroule généralement en plusieurs étapes clés :
Phase 1
Une analyse est effectuée des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion documentaire. Elle implique de comprendre les flux de travail existants, les types de documents à gérer, et les exigences en termes de sécurité, d’accessibilité et de conformité.
Le + : nos intervenants ont une expérience multi-sectorielle orientée PME/PMI.
Phase 2
L’étape suivante consiste à personnaliser Zeendoc en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Cela peut inclure la configuration des processus de travail, la personnalisation de l’interface utilisateur, et l’intégration avec d’autres systèmes et applications de l’entreprise. Les utilisateurs clé sont impliqués dans ces phases afin de valider, prendre en main et tester les différents paramétrages effectués.
Le + : nous privilégions une approche agile permettant de rapidement appréhender les spécificités et restituer notre compréhension de vos besoins fonctionnels le plus tôt possible.
Phase 3
Une formation adéquate est essentielle pour assurer que les employés peuvent utiliser efficacement le nouveau système de GED. Cette formation doit couvrir non seulement l’utilisation technique du système, mais aussi les meilleures pratiques en matière de gestion documentaire. A l’issue de la formation, l’utilisation réelle commence.
Le + : nous sommes présents physiquement dans cette phase de formation et de prise en main afin d’optimiser le temps et l’efficacité des utilisateurs concernés.
Dernière étape
Après le déploiement, un support continu est fourni pour résoudre les problèmes éventuels et apporter des modifications ou des mises à jour nécessaires, assurant ainsi la pérennité et l’efficacité de la solution personnalisée.
Le + : nous rencontrons régulièrement nos clients et leurs utilisateurs après la phase de lancement et conservons un contact permanent via notre support mais également au travers de points d’évolution avec les porteurs du projet.