Depuis 2017, la législation française oblige les Grandes Entreprises à émettre leurs factures sous forme dématérialisée. D’ici quelques années, toutes les sociétés françaises devront suivre le pas.
Facturation dématérialisée, de quoi parle-t-on ?
Pour bien comprendre les enjeux de la dématérialisation de factures, il convient de distinguer dans un premier temps 2 types de facturation:
- La facturation simple : elle repose sur l’échange numérique de facture entre le client et le fournisseur. La légalité de l’échange est cependant liée aux informations contenues dans la facture papier. La facture électronique n’a été transmise que dans le but de répondre à des enjeux de stockage, d’archivage ou de diffusion.
- La dématérialisation fiscale : C’est la facture numérisée qui garantit la légalité de l’échange commercial. Pour être valide, elle doit répondre à un certain nombre de normes reconnues par l’administration fiscale (EDI, XML, iDoc, etc.).
Les avantages de la dématérialisation fiscale
Plus qu’une contrainte imposée par l’État, la dématérialisation des facteurs est une opportunité majeure de développement pour les entreprises.
Elle permet ainsi de :
- Réaliser des économies : plusieurs études estiment qu’une facture papier coûte en moyenne entre 10 et 17 euros à l’entreprise. Une facture dématérialisée permet de réduire drastiquement les coûts d’émission, d’archivage et de stockage.
- Gagner en productivité : la facture dématérialisée évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée. Des prestataires externes peuvent gérer l’ensemble du processus.
- Faciliter la gestion administrative : l’archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, suite à la demande de l’administration fiscale ou du client par exemple.
Une obligation légale pour les entreprises
L’ordonnance du 26 juin 2014 prévoit le passage à la facturation dématérialisée selon un calendrier précis :
- 1er janvier 2017 : Grandes Entreprises;
- 1er janvier 2018 : ETI (effectif < 5 000 salariés et CA < 1.5 milliards d’euros ou bilan < 2 milliards d’euros);
- 1er janvier 2019 : PME (effectif < 250 salariés et CA < 50 millions d’euros ou bilan < 43 millions d’euros);
- 1er janvier 2020 : TPE (effectif < 10 salariés et CA ou bilan < 2 millions d’euros).
Comment procéder sans perdre de données ?
Le passage à la facturation dématérialisée nécessite de s’organiser. Il doit être pensé à la manière d’un véritable projet d’entreprise, de façon à parfaitement coordonner tous les services concernés.
Pour que la transition s’effectue de la façon la plus fluide possible, l’appel à un prestataire externe est fortement recommandé. Il établira avec vous un cahier des charges précis en fonction de vos besoins.
Le passage à la facture électronique est un projet qui suppose une refonte en profondeur du système de l’entreprise, de l’acquisition à la diffusion des factures, en passant par le traitement et le stockage.
L’acquisition d’un logiciel spécialisé est ainsi indispensable, qu’il intègre ou non une signature électronique. Cette dernière est cependant un passage obligatoire pour quiconque souhaiterait sécuriser ses échanges.